Papierloses Büro – die ersten Schritte

Papierloses Büro – die ersten Schritte

Papierloses Büro, was nützt es?

Um es kurz und knapp zu sagen: Viel. Gerade in der heutigen Zeit, spielt da der Gedanke an ein effizientes sowie produktives Arbeiten eine wichtige Rolle: Wie können Unternehmen die ersten Schritte zu einem papierlosen Büro unternehmen, um die Effizienz zu steigern? In Zeiten der Digitalisierung ist dies einer der ersten und damit wichtigsten Schritte, um digitalisierte Arbeitsplätze zu erhalten.  Des Weiteren spielt die Thematik Nachhaltigkeit eine extrem hohe Rolle, denn die Verschwendung an Papier in Büros ist nach wie vor enorm hoch – und meistens unnötig. Damit sind Ihnen viele Möglichkeiten geboten! Eines muss man fairerweise ebenfalls feststellen: Komplett papierlos geht es leider nicht. Dennoch können Sie aber mit ein paar einfachen Tipps und Tricks Ihr Büro deutlich optimieren, was den Verbrauch und auch die Aufbewahrung von Papier angeht.

 

Vorteile eines papierlosen Büros

Steigerung der Produktivität:

Die Produktivität wird immens gesteigert, da alle Daten und Dokumente sofort und jederzeit für jeden Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Kein langes Suchen mehr in irgendwelchen Ordnern, am besten noch beim Kollegen der genau heute auch noch außer Haus ist. Wahrscheinlich jeder kennt es. Wie viel Zeit,  Nerven und Stress nun vermieden werden können. Dies verbessert nicht nur den Workflow innerhalb des Unternehmens. Deutliche Verbesserungen entstehen bei der Teamarbeit, Wartezeiten werden verkürzt, schnellere Entscheidungswege folgen sowie eine einfachere Kommunikation erfolgt innerhalb der Unternehmensstrukturen.

 

Nachhaltigkeit:

Ein papierloses Büro fördert absolut die Nachhaltigkeit eines Unternehmens. Haben Sie sich schon mal gefragt wie viel Papier Sie wohl pro Woche, Monat oder sogar pro Jahr verwenden? Wie viel Papier würden Sie sagen landet davon im Mülleimer oder wird jemals wieder angefasst? Diese Statistiken weisen erschreckende Zahlen auf. Jeder Deutsche verbraucht durchschnittlich pro Jahr 250 kg Papier, laut des Verbraucher Service Bayern aus dem Jahr 2018. Damit konsumiert ein Deutscher fast die fünffache Menge auf der Welt, wohin gegen der durchschnittliche Pro-Kopf-Verbrauch von Papier nur bei 57 kg liegt.  Dass ein hoher Papierverbrauch nicht im Sinne der Nachhaltigkeit steht, erklärt sich von selbst.

 

Mobilität:

Alle Daten und Dokumente sind weltweit verfügbar. Gerade in Krisenzeiten, wie der aktuellen Corona-Krise, ist dies ein absolut wichtiges Thema. Fast jeder Büroangestellte wurde in das Home-Office geschickt. Wie also hat ein Mitarbeiter Zugang zu all seinen Daten? In einem papierlosen Büro ist dies absolut kein Problem, da die Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus auf ihre Daten zugreifen können und somit von überall aus arbeiten können.

 

Kosteneinsparung:

Zum Einen spart sich ein Unternehmen folgende Kosten: für Papier, Drucker, Toner und den Druckservice. Zum Anderen kennen Sie sicherlich die Situation in der Sie  vergeblich nach Unterlagen suchen? Über 90 Prozent der Führungskräfte sagen, dass sie täglich nach Papierunterlagen suchen, bei ca. 80 Prozent der Mitarbeiter bedeutet dies mehr als eine Stunde pro Arbeitstag. Multipliziert man dies mit dem Stundensatz einer Führungskraft oder auch mit den Personalkosten der gesamten Belegschaft summiert sich dabei ein beachtlicher Kostenfaktor. Durch die Umstellung auf ein papierloses Büro kann dieser eingespart werden.

 

Zukunft- und Wettbewerbsfähigkeit:

Durch das Einführen der Digitalisierung, sind kürzere Entscheidungswege möglich und die Kommunikation – innerhalb des Teams sowie auch zum Kunden – gestaltet sich einfacher und effizienter. Damit heben sich Unternehmen von der Konkurrenz ab und sind wettbewerbsfähiger.

 

4 Schritte zur Umstellung zu einem papierlosen Büro

Schritt 1: Eingangsrechnungen in digitaler Form anfordern

Ein kleiner, jedoch effektiver Schritt, ist es, Ihre Anbieter anzuschreiben, die Ihnen Rechnungen in Papierform schicken. Oftmals ist hier nämlich auch die Versendung via E-Mail möglich, doch aufgrund alter Gewohnheiten, werden Rechnungen klassischen auf Papier verschickt. Fragen Sie an und ersparen Sie Ihrem Anbieter als auch sich etwas Papier. Rechnungen via E-Mail sind in der heutigen Zeit ebenso gültig, wie in Papierform.

 

Schritt 2: Unterlagen digital ablegen

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass Sie anfangen Ihre Unterlagen bevorzugt digital ablegen. Hierzu gibt es verschiedene Server oder Cloud basierte Varianten, um ein sogenanntes “NAS” anzulegen. In diesem können Sie sich Ordnerstrukturen anlegen und Belege, Verträge sowie Sonstiges ablegen. Ein weiterer Vorteil dieser Variante ist nicht nur der geringere Papieraufwand, anstatt sich alles auszudrucken und abzulegen. Nein, Sie werden feststellen, dass Sie auch Ihre Unterlagen deutlich schneller finden werden. Kein Wälzen von dicken Ordnern mehr, sondern einfach schnell und einfach digital nach der gewünschten Datei filtern. In der Cloud Lösung können Sie auf diese Unterlagen sogar mobil zugreifen, was das Arbeiten für Sie deutlich flexibler macht. Dies bringt den wesentlichen Vorteil mit sich, dass alle Mitarbeiter von überall aus arbeiten können, ob im Home-Office (wie es zu Corona Zeiten gerade üblich ist) oder an einem beliebigen Ort.

 

Schritt 3: Rechnungen via E-Mail oder E-Post

Sich selbst von zusätzlichem Papier zu befreien, geht vor allem dadurch, dass Sie sämtliche Unterlagen ausschließlich digital versenden. Rechnungen via E-Mail verschicken ist mittlerweile nicht mehr so ungewöhnlich und wird gerade von Startups und großen Firmen gerne wahrgenommen. Auch Dokumente sind digital unterschreib- und verschickbar. Sollten Sie einen Kunden haben, der seine Rechnung zwingend in Papierform erhalten möchte, bietet Ihnen DHL Abhilfe. So produzieren Sie zwar dennoch Papier, haben dieses aber nicht selbst im Büro und sparen sich zuätzlich die Kosten für den Drucker. Über DHL können Sie online ganz einfach den Service der E-Post verwenden. DHL garantiert 100 prozentige Vertraulichkeit. Sie geben die Rechnung online auf, DHL druckt, kuvertiert und verschickt die Rechnung anschließend in Papierform in ihrem Namen.

 

Schritt 4: Buchhaltung digitalisieren

Zusätzlich erleichtern Sie das Leben Ihrer Mitarbeiter, die im Rechnungswesen arbeiten, wenn Sie Ihre Buchhaltung weitestgehend digitalisieren. Dies ist hauptsächlich in der vorbereitenden Buchhaltung möglich. Belege können Sie deutlich bequemer sowohl für sich als auch Ihre Buchhaltung oder der Steuerberateung, die vielleicht Ihre Buchhaltung macht, vorbereiten. Datev bietet beispielsweise eine Alternative, die sich “Unternehmen-Online” nennt. Dort laden Sie verschiedene Belege, von Eingangs-, Ausgangsrechnungen bis hin zu Personalauslagen ein und füllen vorab Felder wie “Kundenname, Rechnungsnummer, Betrag, Bezahltstatus” aus. Diese generierten Dateien und Informationen, können Sie direkt weiterleiten. Weiter verarbeitet wird es dann beim entsprechenden Agentenkonto in Datev, der sich um Ihre Buchhaltung kümmert. So sparen Sie sich langen E-Mail Verkehr oder das klassische Verfahren, Ihre Ordner zum Steuerberater zu bringen.

 

Nachteile des papierlosen Büros

Jedoch dürfen Ihnen auch gewisse Nachteile eines papierlosen Büros nicht vorenthalten werden. Diesen kann man allerdings gut  entgegenwirken.

 

Datenschutz

Sobald Sie alle Daten digital speichern, müssen Sie ihre Daten dementsprechend sichern. Als Unternehmer sollte man sicherlich nicht an diesem Punkt sparen, denn man sollte sich bestmöglichst vor Hackerangriffen schützen. Unter anderem könnte man diesem mit einem sehr guten Virenprogramm oder auch unseren Service dem Monitoring entgegenwirken. (Sie wissen nicht was Monitoring bedeutet? Die passende Erklärung zu Monitoring finden sie hier). Somit können die Risiken durch eine passende IT-Strategie minimiert werden.

 

Umstellung auf ein papierloses Büro

Das Umstellen auf ein papierloses Büro kann und wird eine gewisse Zeit und Arbeit beanspruchen. Sämtliche Dokumente von mehreren Jahren müssen eingescannt, archiviert, geordnet und sinnvoll abgelegt werden. Dieses Einscannen, Sortieren und richtige Ablegen auf digitalen Ordnern kann das durchaus mehrere Wochen Arbeit und einige Mitarbeiter beanspruchen. Davon abgesehen stellt dies erstmal eine große Umstellung für das gesamte Unternehmen das und kann unter Umständen auf Widerstand treffen – auch in Hinsicht auf Ihre Mitarbeiter. Aber einmal erledigt und gut gesichert, spart man sich viel Platz und vor allem auch Zeit!

 

Regelmäßige Backups

Es sollten regelmäßige Backups getätigt werden, um die Daten auf einen sicheren Stand zu halten. Damit sollte eine Backup-Routine bestehen, welche einen Datenverlust verhindert.

Umstellung zu einem papierlosem Büro

4 Tipps für die Umstellung zu einem papierlosen Büro

Die richtige Planung

Die Umstellung bedarf einer genauen Planung und das Miteinbinden aller betroffener Mitarbeiter sowie der Führungskräfte.

 

Top – Down – Prinzip

Bei der Umstellung ist es sinnvoll das Top – Down – Prinzip anzuwenden. Die Führungskräfte leben es vor und das gesamte Team,  die einzelnen Abteilungen und alle Mitarbeiter werden sukzessive mitgenommen.

 

Ordnungsstruktur

Eine sinnvolle Ordnungsstruktur, welche für jeden – zum einen nachvollziehbar und zum anderen gleich – einzuhalten ist, ist das A & O. Eine Möglichkeit wäre hierbei eine Ablage mit dem 7-Ordner-System zu entwickeln.

 

Konsequenz

Aller Anfang ist schwer. Zu Beginn wird es sowohl für Mitarbeiter als auch die Führungskräfte immer etwas herausfordernd sein. Am Ende wird sich aber die Konsequenz und der Mehrwert eines papierlosen Büros lohnen.

 

 

Resümee

Wir, die PUSH IT GmbH, haben schon lange auf ein papierloses Büro umgestellt. Dies war auch für mich als Arbeitnehmerin eine große Veränderung, da ich dies von meinen früheren Arbeitgebern nicht kannte. Einige Dinge sind bereits digital abgelegt worden, aber immer wieder traten Probleme auf: wo finde ich genau das Dokument, welches ich jetzt in diesem Augenblick benötige, oder wenn Kollegen krank sind. Man sucht sich wortwörtlich dumm und dämlich (wie man bei uns im Allgäu so schön sagt). Und nun benutzen wir alle die selbe Ordnungsstruktur, jeder findet alles und das Beste: durch die Cloud ist immer und überall alles verfügbar. Kein ewiges Drucken, Ablegen und Suchen mehr.

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